【メール配信の心得】その10：「先生のメール、届いていません！」の防ぎ方

＜メール配信コラム＞- ＜これから始めるメール配信の心得 技術編＞

第3回 「先生のメール、届いていません！」の防ぎ方

メールでお教室のレッスン情報や、イベント情報を配信されていらっしゃいますと、

生徒様から

「先生のメール、届いていません！」

「迷惑メールBOXに入っていて気が付きませんでした！」

とご指摘を受けてしまった。

そんなご経験、お持ちではないでしょうか。

あるいは、

「届いていません」というご連絡をいただくこともなく、

メールが届いていないこと自体に気付くことがなかったり、

「先生に何か失礼なことをしてしまったために、ご連絡がこなくなったのでは・・・。」

と、憶測されてしまう生徒の方もいらっしゃるかもしれません。

折角お届けしたメールが届かないだけでなく、

レッスンやイベントに関心を寄せてくださっている方とのご縁が遠のいてしまったり、

生徒の方との信頼関係にも繋がったり、

場合によっては深刻なトラブルにもなりかねません。

メール不達の原因は様々

「メールが届かない」

その理由は実に多様で、例えば以下のようなことが考えられます。

■メールアドレスに誤りがある

■インターネット通信環境に問題がある

■メールサーバーに障害が発生している

■操作ミスにより、そもそも送られていなかった

■受信側のメールボックスが満杯になっている

■受信拒否されている（パソコンメール、URL付メールなど）

■迷惑メールとして扱われてしまった

メールエラーとして、以下のような英語で書かれたメールが戻ってきてしまう場合もあります。

＜エラーメールのサンプル＞

(大きくする)

こういったエラーメールには、

なぜエラーになったのかを識別するヒントが隠されています。

上の写真の赤字箇所で示した3ケタの数字。

こちらがエラーの原因別に付与されたエラーコードと呼ばれる番号です。

（大きくする）

（弊社製品 ChistematiCシステマティークメール配信システムのマニュアルより抜粋）

※全てのメール不達に、上記のようなエラーメールが届く訳ではありません。

メール不達の原因第一位はスパムメールとの攻防戦

上述しました通り、メールが届かない原因は多々ございますが、

その中で、近年特に多いのが

「迷惑メール（スパムメール）として扱われてしまった」

というものです。

2015年もスパムメールに関するニュースがいろいろとありました。

首都大学東京、スパムメール約10万通を学外に送信 2015年2月3日

「ゆうちょ銀行」を騙るスパムメールが、今月も発生 2015年5月15日

「三菱東京UFJ銀行」を騙る日本語スパム 2015年7月28日

こういった問題を受け、

Docomoなどの携帯通信会社やインターネットのプロバイダは

日々スパムメール対策を強化しています。

特にフリーメール（Yahoo!/hotmail/Gmalなど）はスパムメール対策が厳しく、

迷惑メールフィルタにひっかかってしまう事象が多数報告されています。

しかも、一言で「迷惑メール」といっても、

(1)迷惑メールボックスに入る場合

(2)どこにも届かず、完全に消えてしまう場合

があり、迷惑メールボックスを確認しても見当たらないという困った事態に。

◆◇◆

また、携帯電話のメールは、

ご契約時にセキュリティレベルを「高」で設定される場合があり、

ご本人様が意識しないうちに

・パソコンからのメールを拒否する

・URLが含まれるメールを拒否する

・添付ファイルのあるメールを拒否する

という設定にされている場合があります。

では、「迷惑メールとしてあつかわれないようにする対策」

ひいては、「メールをしっかりとお届けするための対策」

として、どのような工夫ができるのでしょうか。

メールを届けるための対策

メールを「確実に」届けるパーフェクトな対策というのは、

実は今のところございません。

迷惑メール対策は日々強化されており、

またその「判定基準」は公開されておらず、いたちごっこが続いております。

しかし、届ける確度を高めるための方法はいくつかございます。

ここでは、5つの対策をご紹介します。

1．エラーになったメールアドレスを放置しない

2．通常のメールソフトから大量のメールを送信しない

3．フリーメール以外メールアドレスがあればそちらに送る

4．メールの文面に不適切な表現を含めない

5．受け手の方に「受信許可設定」していただく

簡単にご説明します。

◆◇◆

1．エラーになったメールアドレスを放置しない

誤ったメールアドレスなどを放置したまま、

何度もエラーになるメールを送信されますと、

「このメールアドレスから送られるメールは、スパム業者かもしれない」

という烙印を自動的に押されてしまう場合があります。

公表されてはいませんが、bccなどで一斉送信した場合に、

エラーとなるメールは全体のうち【10%以下】に留まるよう、

適宜メールアドレスを見直し・管理することをお勧めします。

【補足】弊社製品 ChistematiCシステマティークメール配信システムでは、

一定回数のエラーのあったメールアドレスには次回以降メールを送らないように自動設定する仕組みがございます。

⇒詳しくはこちらをご覧ください

◆◇◆

2．通常のメールソフトから大量のメールを送信しない

通常のメールソフトを利用して、

大量のメール（例：100通以上）を送信しますと、

「スパムメール業者」として扱われる可能性があります。

多くのフリーメールでは、宛先の上限を設定しています。

■ Gmailの場合： 1通あたりの宛先上限 100通

1日あたりの送信上限 500通

（https://support.google.com/mail/answer/22839?hl=ja&topic=1527）

■ Yahoo!の場合：非公表

■ Hotmailの場合：非公表（200通程度）

【補足】弊社製品 ChistematiCシステマティークメール配信システムは、

メールを一斉送信するために10年以上取り組んできた開発会社の技術と大規模ネットワークによって、

100万通/時の一斉メール送信に耐えることのできるメール配信専用システムです。

⇒詳しくはこちらをご覧ください

◆◇◆

3．フリーメール以外メールアドレスがあればそちらに送る

上述しました通り、フリーメール（Yahoo!/Hotmail/Gmailなど）は

迷惑メール対策が厳しく、届かない事象が多数報告されております。

もしお相手の方がフリーメール以外のメールアドレスをお持ちの場合、

そちらを教えていただくことをお勧めいたします。

◆◇◆

4．メールの文面に不適切な語句や表現を含めない

サロン・お教室を運営なさっている皆さまのおいては、

特にご心配なさることはないかと存じますが、

「お金」「儲かる」「稼ぐ」

「当選しました」「おめでとうございます」「モニター」「アンケート」

「痩せる」「ダイエット」「美容」

「出会い」「恋愛」「援助」

などの語句や表現を多く含んだメールは、

機械的に識別され、迷惑メール判定が強化されるといわれています。

◆◇◆

5．受け手の方に「受信許可設定」していただく

このような対策のうち、最も有効な方法、それが

5．読み手の方に『受信許可設定』をしていただく

ことです。

受信許可設定とは、読み手の方ご自身に、

「このメールアドレスは問題ありません。必ず受信します」

と設定していただくという方法です。

「受信許可設定」していただくには

通常の個人的なやりとりのメールの場合、特に必須ではございませんが、

お教室から広告宣伝メール（レッスンやイベントのお知らせ等）を配信される場合は、

予め、受信設定を許可して頂くようにお願いすることをご推奨します。

受信許可設定の方法は、

読み手の方のご利用されているメールソフトによって異なります。

手前味噌ですが、弊社では受信設定を許可する依頼ページをご用意しています。

当ページを、ブログやホームページなどからリンクしていただき、

注意喚起にご活用頂ければ幸いです 。

受信設定の許可を依頼するページはこちら

「今まで届いていたから大丈夫」ではありません

最後に、何度も申し上げております通り、

迷惑メール対策は日々強化されております。

そのため、

「今まで届いていたのに、ある日突然届かなくなった」

ということは、明日にでも十分に起こり得ることでございます。

メールの読み手の方にお手間をお掛けすることではありますが、

「今はメールが届いていた」としても、

「受信許可設定」していただくことを、

繰り返し繰り返し周知徹底していかれることで、

「先生のメール、届いていません！」を防ぐことができます。

【補足】

弊社製品 ChistematiCシステマティークメール配信をご利用いただきますと、読者の方への「受信許可設定」のお願いや設定に関するお問合せの対応、各種サポートなどを、お客様の代わりに弊社が行うサービスもいたしております。

いかがでしたでしょうか。

昨今のスパムメールの事件をうけて、携帯会社がメール対策を厳しくしたことで、

読みたいとおもっているメールまで、読めないようになってしまっている

こんな不都合な真実が、メールの世界でもあるようです。

大切なご縁を繋ぐ有力なツールであるメール。

しっかりお届けできるよう、ご参考になさってみてください。

さて、次回は、

「心得その11．極め細やかなメールをお届けするために、集める必要のある情報」

というテーマで、メール配信の"得意技"を十分に活かす方法を解説させて頂きます。

←【心得その9】 実は違って見えています、メール七変化

→【心得その11】 極め細やかなメールをお届けするために、集める必要のある情報

サロン・お教室流 メール配信の心得

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