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＜メール配信コラム＞- ＜これから始めるメール配信の心得 技術編＞
第4回 極め細やかなメールをお届けするために、集める必要のある情報
サロン専門WEBコンサルタントでいらっしゃる
もち月 りえさまが仰っておられましたが、
”ホームページやブログは不特定多数の方に情報を伝えるツールです。
一方、メールは一対一のコミュニケーションができるツールです。”
つまり、メールは
・興味のある方だけに送ることができる
・この方に読んでいただきたいと、読み手を絞ることができる
・その方に向けた内容を書くことができる
そんなツールです。
そのような特長のあるメールでのコミュニケーションですので、
そのメリットを最大限に活用して、
「極め細やかなメールを送りたい」
と、おもてなしのプロでいらっしゃるサロンの先生なら
お考えの方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
「極め細やかなメール」とは？
このコラムでいう「極め細やかなメール」というのは、
「読み手を絞って、興味ある情報だけ」が選別され、
読み手の方毎にパーソナライズされた文章で発信するメール」
と仮に定義します。
情報に溢れたこの時代ですので、
少しでも「自分に関係がない」内容のメールが届きますと、
それだけでそのサロンに対する想いが少し下がってしまうもの。
たとえば、常連の方に、お教室の体験レッスンをご案内しても興味はないですね。
一方、お教室には来たことがないけど、メールの読者になっている方に、
体験レッスンをご案内すれば、喜んでいただける可能性は高まります。
逆に、常連の方には、いつもいらしてくださる感謝の気持ちを合わせて、
常連さま限定のキャンペーンや先行のご案内を送られれば、
益々サロンのファンになって関係を深めることができるのではないでしょうか。
極め細やかなメールを送るためのステップ
極め細やかなメールを送るためには、
読み手の方一人一人がどんな方々で、どのようなことに興味をお持ちなのか
情報を集めてそれらをしっかりと分析する必要があります。
そのため4つのステップをご紹介します。
STEP1
「どのようなメールでのお知らせのニーズがあるのか」
「どのようなメールをお送りしたいか」
を決めます
まずは、目的を明確にします。
周りにいらっしゃる方々のニーズを汲み取ること、
そしてより生徒の方に満足していただくために、ご自身でどのような工夫ができるか、
という2点で洗い出します。
（例）
◆ 入門クラスを終えた生徒の方へ、上級クラスのレッスン情報をお送りしたい
◆ いつもブログを見たときには満席で申込できないので、空席情報をメールで欲しい
◆ 常連の生徒の方へ、先行予約情報をお送りしたい
◆お誕生日のお祝いメッセージと特典をお送りしたい
↓
STEP2
上記を実現するために把握しておく必要のある情報を定義します
どのような情報があれば、STEP1で送りたいとお考えのメールを
必要とされている方を識別することができるか、という基準で、必要な情報を定義します。
（例）
◆ 入門クラスを終えた生徒を区別するために、「参加しているクラス名」
◆ ウェイティングリストに登録している方を区別するために、「ウェイティングリスト登録の要否」
◆ 生徒様を分類するために、「生徒か非生徒の識別情報」
◆ お誕生日を把握するために、「生年月日（誕生日だけでもOK）」
↓
STEP3
必要な情報を集めます
STEP2で定義した情報を集めるための質問項目と収集方法を検討し、収集します。
（例）
◆サロンにいらしてくださった方に、「訪問記録」として記入していただく
◆イベントにご参加くださった方に、「アンケート」を記入していただく
◆ブログやホームページを通じて、「メールでのお知らせをご希望の方」を募る
↓
STEP4
内容に応じた送り先を選別してメールを送ります
STEP3で集めた情報を基に、今回お届けしたいメールの対象者を絞り込み、
その方々を選別してメールをお送りします。
集めた情報を管理・活用する方法
集めた情報を管理・活用するには、
やはり一元化して表形式（例：Excel）で管理することをお勧めいたします。
多くの表形式では、データを「絞り込んで表示」する
「フィルタリング」という機能があります。
この機能を活用することで、アドレスを活用する幅が広がります。
ここでは、
Microsoft Excel 2010を用いて、Gmailでメールを送信される場合
を例にとって、
Excelで情報を管理される際のポイントと
メールに活用する方法をご紹介します。
◆◇◆
（１）一覧管理するための枠組みを作ります
（大きくする）
◆項目別に列を分けて管理します（例：生年月日は月と日を分ける、住所は都道府県とそれ以下を分ける）
◆レッスン⇒ レッスンのジャンル毎に分けて管理する（複数のレッスンに参加する可能性があるため）
◆自由入力ではなく、可能な限り選択式にする
◆◇◆
（２）データを入力します
紙にご記入いただいた情報を、Excelに打ち込みます
◆◇◆
（３）フィルタで表示/非表示切り替え
（大きくする）
（大きくする）
（大きくする）
◆◇◆
（４）絞り込んだメールアドレスをコピーしてbccに貼り付けます
※お使いのメールソフトによっては、コピー＆ペーストで宛先に入力することができない場合がございます。
下記はGmailをご利用の場合の例示です。
（大きくする）
（大きくする）
（大きくする）
弊社システムをご利用の場合
弊社のメール配信システムをご利用になられますと、
メールでのお知らせを希望する方をブログやホームページで募ることができます。
その際、ご登録いただく項目をご自由に設定・随時変更していただくことが可能で、
その登録内容に応じた「送り先のグループ」を設定することができます。
いかがでしたでしょうか。
いま、ブログを読まれている方、あるいは生徒様は、どんな情報を必要としているでしょうか。
生徒がどんな情報を求めているかよくわからない・・・
という場合もあるかとおもいます。
その場合には、他の教室では、どんな情報を集めているか 分析してもいいかもしれません。
さて、次回は、
「写真付きメールと文字だけメールを使いわけましょう」
というテーマで、メール配信の"得意技"を十分に活かす方法を解説させて頂きます。
←【心得その10】 「先生のメール、届いていません！」の防ぎ方
【心得その12】 写真付きメールと文字だけメールを使いわけましょう→
サロン・お教室流 メール配信の心得
サロネーゼの先生やご自宅教室の先生に向けた
一方的な宣伝広告やダイレクトメールではなく、
「品よくエレガントに」
「綴る側も読み手側も幸せになるような」
そんなメールをお運びするお手伝いがしたい
という想いを元にお届けする
『サロン流メール配信の心得』
3 顧客台帳は宝物
6 電子メールには法律があります！メール配信が迷惑メールにならないためにすること
11 極め細やかなメールをお届けするために、集める必要のある情報
その他のコラムは こちら
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