        第1回 読み手に負担をかけない文面を書くコツ
 普段、生徒の方々へのおもてなしに心砕いておられる
皆さまに申し上げるのは釈迦に説法ですが、
メールは、ブログやホームページのように、
「読み手の方の意思で、見に来ていただく」
のではなく
「送り手の意思で手元へお届けできる」
ツールです。
そのため、ブログ等に投稿する以上に、
読み手の事をおもんばかり、
「読むのが面倒・・・」
と思われないよう、読み手の方にご負担をかけないような工夫が求められます。
そのために意識していただきたいこと、
それは
メールは「見た目」が大事！
ということです。
メールは3秒で読むか読まないか判断されます
 メールは「じっくり読んでもらう」ものではなく、「パッと見て理解してもらう」ツールです。
レッスンのご案内など、いわゆる「広告宣伝メール」の場合、
パッと開いて【最初の3秒】で続きを読むかどうかを判断される、といわれています。
また、海外のEmailマーケティングメディア”Email Marketing Profs（*1）”の調査によりますと、
メールマガジン等の開封率（*2）は、
【わずか10%に満たない】
程度だったようです。
（*2 開封率＝（開かれたメール ÷ 実際に配信成功したメール数）×100（%））
◆◇◆
折角心を込めてお届けしたメール、
できれば読んでいただきたいですし、
読むのが面倒なメールは受け取りたくないですね。
そのためには、初めの3秒で
「これなら読んでみよう」
と思っていただける文面、
つまり、
眺めるだけで、理解できる文書
が理想形と言えます。
5つの工夫で見やすくなります
メールはモニター上でスクロールしながら読みます。
そのため、目線の上下移動に合わせて文書を書くと読みやすくなります。
上記を踏まえ、メールを読みやすくする工夫として、
ここでは5つのポイントをご紹介します。
◆◇◆
件名例 １ ： 「20○○年XX月XX日開催：フラワーイベントのご案内」
件名例 2 ： 「フラワーリースを一緒にお作りになりませんか」
上の2つの例ですと、件名例2の方が、
「あら、どんなお誘いかしら？」と
読んでみたくなるのではないでしょうか。
ただし、あまりに頻繁に「個人的なお誘い」と受け取れるメールを送られますと、
相手の方が「断りにくい」と負担に思われる場合もございます。
断りやすい（あるいは返事をする必要もないと思っていただく）ようにするために、
あえて、例1のように淡泊で事務的な書きっぷりとすることも、
一つの「思いやり」の形かと存じます。
また、上記のようなお誘いをして、参加していただいたにも関わらず、
実際のイベント等でお会いした際に、心からのお礼の気持ちと丁重な扱いが足りていませんと、
かえってご不快な印象を与えて逆効果となりますので、
お誘いする方や目的に応じてお使い分けなさることをお勧めいたします。
件名の文字数につきましては、
上述しましたEmailマーケティングメディアの同記事によりますと、
件名は短ければ短い程、開封率が高いという結果が出たそうです。
◆◇◆
2．本文1行の文字数は、35文字以下に
メールに限らず、長い文章は読むのに力が必要です。
また、何をお伝えしたいのかが、全ての文章を読まなければ把握できないため、
読み落としや読み飛ばしによる誤解が発生する可能性が高まります。
また、文字数を短く留めた方が良い、もう一つの理由。
それは、「改行」の箇所が読み手の方の端末により異なるためです。
意図しない箇所で改行された文章になることを避けるため、
文章は極力短く端的にを心がけていただくと良いかと思います。
◆◇◆
3．箇条書きにすることで、見やすくする
ご挨拶や想いを伝えるには、美しい文章を綴ることが有効ですが、
事務的な内容は、箇条書きになさることで見やすさがグンと上がります。
例えば、以下のような項目は、一目でご認識いただけるよう、
箇条書きされると良いかと思います。
 （>> 画像を大きくする）
◆◇◆
4．罫線や記号でメリハリをつける
心得その5「写真付きメールと文字だけメールを使いわけましょう」で
詳しくお伝えする予定ですが、
メールには大きく分けて
「HTMLメール」と「テキストメール」
の2種類がございます。
そのうち、最も多くの方に確実にお届けしやすいのは
「テキストメール」
ですが、こちらのメールの種類では、
文字に色を付けたり、画像を挿入するといった装飾ができなくなっております。
そのため、「罫線や記号」を用いてメリハリをつける必要がございます。
例えば、以下のような罫線で、区切りを挿入することで見やすくなります。
以下のサイトで、メールを書く際に使える飾りや罫線がまとまっておりましたので、
ご紹介します。
（※上サイトは、弊社とは全く関連のない外部のサイトとなります。掲載内容についてのお問合せやご意見は直接上記サイトへお願い申し上げます。）
◆◇◆
5．長い文章には目次を設ける
読み手の負担を軽減するには、
「1つのメールには1つのメッセージ」
が望ましいですが、
お送りする頻度を少なくして、1回のメールで複数の内容をお伝えしたい場合、
冒頭に目次を入れると全体を一目で把握できて宜しいかと思います。
 （>> 画像を大きくする）
お送りされる前に、上記の5つの点を踏まえて、
メールをご覧になってみてください。
メールで使えない文字もあります
意外と知られていませんが、
メールで使ってはいけないとされている文字が存在します。
そういった文字を使ってメールを送った場合、
文字化けしてしまう可能性があります。
特に注意が必要なのが、記号、丸付き数字、ローマ数字、半角のカタカナです。
＜ 禁止されている文字の一例 ＞
◆記号◆
 ◆丸付き数字◆
 ◆ローマ数字◆
 メールを書く都度、禁止文字か否かを調べるのが手間な場合には、
という2点を意識していただければ、文字化けするリスクは大幅に軽減されます。
 いかがでしたでしょうか。
メールの文面だけで、人は思っている以上に
送り手の方のお人柄を判断している、と感じることがよくあります。
サロンを運営なさっている先生方の
「おもてなし」と「思いやり」に溢れたお人柄が、
メールを通しても、読み手の皆さまに伝わるために、
今よりほんの少しだけ、
「メールの見た目が与える影響」
と
「読み手の方にとっての読みやすさ」
を意識して、
今回ご紹介した点を取り入れていただければ幸いです。
次回は、
「心得その9：実は違って見えています、メール七変化」 という内容をお届けします。
またお読み頂けましたら幸いです。
サロン・お教室流 メール配信の心得 サロネーゼの先生やご自宅教室の先生に向けた 一方的な宣伝広告やダイレクトメールではなく、 「品よくエレガントに」 そんなメールをお運びするお手伝いがしたい 『サロン流メール配信の心得』 |
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