性格が慌て者で、メールを誤送信してしまいそうです。どうしたらいいですか。

誤送信するケースとして、

・ 本文が不十分なまま送ってしまう場合

・ 宛先を間違えてしまう場合

があるかと思います。

前者の場合は、メールを作成後、皆さまに送る前に

ご自分にだけ届くテストメールという機能がございます。

当機能をご利用頂ければ、ある程度、誤送信は

防げるのではと思います。

後者の場合は、送信前に確認画面が表示されますので、

宛先が正しいか確認してみてください。

チェックすべきことが多いことがミス誘発の要因

一般的に、注意すべき項目が多い作業のほうがミスを引き起こしやすいかと思います。

そういった意味で、メールの送信という作業はトラブルが起きやすい作業かと思います。

＜ミスの例＞

メールを送るときのミスは次のようなものがあります。

・ 「Bcc」で送るつもりが、「To」「Cc」で一斉配信してしまった

・ 宛先を間違って送った

・ 書きかけのメールを送った

・ 敬称などを入力し忘れていた

＜対策＞

大別すると、メールを送る前に

・ 本文の内容は問題ないか？

・ 送り先は問題ないか？

という二つのチェック作業を行う必要があるのです。

この作業をいっぺんに行うのではなく、

ご面倒でも分けて行うことで、だいぶ防げるのではと思っています。

◆◆◆

テストメールを自分に送る （ → 本文の内容を確認する ）

弊社のシステムでは、次の手順でテストメールを送れます。

1. テキストメール作成画面を開きます

2. メールを作成後、下の画面の赤字枠にあるボックスにご自分のメールアドレスを入力し

「テスト送信」ボタンを押します。

3. ご自分のメールアドレスに当メールが届きますので、本文に問題ないかご確認ください。

宛先をチェックする

上と同じ画面で、宛先欄をクリックすると、ご自分の設定した宛先が選択できます。

メールを作成後、確認画面が表示されます。

そこで、宛先が正しいかご確認ください。（赤枠部分）

私が気を付けているのは、メールを送る前に、文章を印刷して確認しています。

紙に印刷して見るだけで、誤字や脱字、宛先ミスなどに気づくことが多いです。

ご参考にしていただけたらと思います。

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